« Tout ce qui brille n’est pas d’or »

Ne vous laissez pas convaincre seulement par une « jolie présentation » PowerPoint ou par un site de démonstration. Demandez des noms de clients déjà installés depuis un certain temps afin de voir de vos yeux l’« avant » et l’« après ».
Soyez exigeants mais réalistes. Les « bonnes solutions » sont rarement les moins chères. Toutefois, vous n’avez pas de raison de payer très cher de mauvais outils.
Si le CE doit gérer un catalogue d’Activités Sociales important avec plus de 1 000 bénéficiaires, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel indépendant pour sélectionner le bon outil.

Site Internet Comité d’entreprise et outil de gestion des ASC : un seul ou deux outils ?

Souvent les éditeurs de solution de gestion, privilégient le logiciel de gestion au détriment de l’outil de site Internet Comité d’entreprise.
Néanmoins, c’est une question importante, car sans une bonne solution informatique de gestion, il vous sera difficile de proposer des inscriptions en ligne avec la gestion automatisée de vos règles d’attribution.
Et sans une bonne solution de site Internet Comité d’entreprise (appelé communément CMS), impossible d’administrer avec qualité le site et difficile, par conséquent de le rendre attrayant.

Aide-toi… et le web t’aidera !

Le CE veut changer de site Internet Comité d’entreprise ou faire une première acquisition :

• Nommez une commission qui aura pour objectif premier de s’informer sur ce que le CE est en droit d’attendre techniquement.
• Faites un cahier des charges, car le fait d’être un petit CE ne veut pas dire que vous ne vouliez pas d’un service de qualité.

Le cahier des charges doit aborder les points suivants :

• Toutes vos règles de gestion (attributions sociales et comptabilité) en détail

• Vos attentes en termes de gestion du contenu (mise en forme, texte, images, vidéo, catalogue, etc…)
• Vos critères techniques (hébergement, sécurité, mot de passe, etc…)
• Formations et accompagnement des équipes attendus

Si votre CE s’informe réellement de ce qui existe techniquement sur le marché du logiciel et du site Internet Comité d’entreprise, il vous sera plus facile de faire un choix éclairé.

Vous ne pouvez faire l’impasse sur les questions techniques d’hébergement et de langage informatique.

Soyez vigilants sur les discours « simplistes » des commerciaux.

Un bon professionnel ne craindra pas d’aborder avec vous les vrais sujets et de vous dire ce que l’outil ne fait pas.

Un outil qui fait « tout » comme « vous voulez »… ça n’existe pas ! Si on vous dit le contraire vous serez déçus d’y avoir cru !

Demandez une réponse personnalisée !

Vous avez suivi nos conseils et la commission dédiée a rédigé son cahier des charges, exigez alors une réponse personnalisée et détaillée pour chacun des points abordés par le cahier des charges. Ne vous contentez pas du catalogue et du site de démonstration.

Notre expérience terrain, nous a trop souvent démontré que les prestataires informatiques spécialisés dans les CE, surfent sur le manque de connaissance des élus dans les domaines informatiques pour leur vendre des « usines à gaz ».

Pas d’impasse sur le contrat

Le CE doit demander dès les premiers échanges commerciaux, le contrat type du fournisseur.

Ce contrat est révélateur sur le fonctionnement de l’entreprise et le contenu de la prestation.

N’hésitez pas à demander des modifications sur le contrat. Rien n’est obligatoire, tout est une question de négociation.

Ne signez le contrat qu’une fois validé par le représentant légal du fournisseur.

Faites noter au contrat le planning de déploiement et inscrire des pénalités de retard si le projet ne respecte pas les délais impartis.

Négociez une grille de tarifs pour les prestations futures. Cela vous évitera d’avoir de mauvaises surprises.

Vous avez dit « versionning » ?!

Il s’agit d’un élément très important de la prestation. Vous n’êtes pas sans savoir que l’informatique évolue à une vitesse vertigineuse.

Windows 7, Mac OS, Internet explorer, Mozilla, etc…

Votre fournisseur de site Internet Comité d’entreprise et d’outil de gestion doit s’engager sur les versions.

On parle de version « mineure » et « majeure ».

Faites inscrire au contrat la définition de chaque type de version.

• Version « mineure » : ces évolutions apportent des corrections de bugs et des ajouts de fonctionnalités secondaires (ajout d’un bouton d’accès par exemple). Elles doivent être gratuites
• Version « majeure » : ces évolutions apportent de nouvelles fonctionnalités que vous n’aviez pas achetées. Cela restructure complètement l’application, elles nécessitent souvent un achat de licences et de la formation supplémentaires.

Les « versions mineures » doivent à minima vous permettre de suivre les évolutions des applications Mac/Microsoft et des 2 principaux explorateurs Internet IE/Mozilla, durant les deux années consécutives à l’achat.

Prudence et accompagnement

Surtout on ne s’emballe pas sur une démonstration et on fait appelle au service d’un consultant extérieur qui a l’expérience et la compétence pour démêler les propositions.

Si vos budgets sont trop insuffisants pour prendre un consultant, sollicitez les services informatiques de votre société, même si ceux-ci n’ont pas d’obligation à vous apporter leur aide, certains acceptent d’accompagner le CE dans ce choix délicat.